Elegir un CRM para una pyme empieza por una pregunta concreta: ¿qué se está perdiendo hoy en el seguimiento de clientes? Si los presupuestos quedan enterrados entre correos y nadie recuerda cuándo llamar, conviene ordenar ese proceso antes de contratar más herramientas. HubSpot permite empezar con un CRM gratuito limitado; Pipedrive ofrece planes de pago orientados a organizar las ventas. La decisión depende del trabajo que necesitas resolver, del número de personas que lo usarán y del coste de las funciones imprescindibles.
Comparativa documental elaborada con información oficial consultada el 16 de octubre de 2026. No incluye pruebas propias de rendimiento. Los precios y límites pueden cambiar.
HubSpot o Pipedrive: por dónde empezar
HubSpot merece una primera prueba si sois una o dos personas y queréis organizar contactos sin pagar una suscripción inicial. Pipedrive merece entrar en la comparación si necesitáis un proceso comercial con oportunidades, responsables y próximas actividades. Estas son orientaciones para hacer una primera selección, no una clasificación absoluta: antes de contratar, reproduce el trabajo real de tu negocio en las herramientas que estés valorando.
| Qué comparar | HubSpot | Pipedrive |
|---|---|---|
| Acceso inicial | CRM gratuito con límites | Prueba gratuita de 14 días |
| Coste que debes revisar | Edición, tipo de licencia y servicios contratados | Plan, puestos contratados y complementos |
| Primera comprobación | Si la edición gratuita cubre tu trabajo | Qué plan incluye el correo y la automatización que necesitas |
| Decisión práctica | Presupuestar el salto a las funciones de pago | Comparar facturación mensual y compromiso anual |
Qué ofrece el CRM gratuito de HubSpot
La información oficial de HubSpot indica que su CRM gratuito permite hasta dos usuarios y 1.000 contactos. Incluye herramientas de gestión de contactos, negocios y tareas, además de funciones como programación de reuniones. Es un punto de partida que puede servir para comprobar si el equipo mantiene los datos actualizados y trabaja con un seguimiento común.
El límite importa desde el principio. Si ya sois cuatro comerciales o vuestra base supera esa capacidad, solicita el presupuesto correspondiente al uso que necesitas. Tampoco des por hecho que una función anunciada para la plataforma esté incluida en la edición gratuita. Comprueba cada requisito en la edición concreta que vayas a contratar.
Cuánto cuesta Pipedrive y qué cambia entre planes
La tarifa oficial de Pipedrive muestra estos importes por puesto con facturación anual. La cifra mensual es una equivalencia: el cobro indicado corresponde a un año.
| Plan | Equivalente mensual por puesto | Pago anual por puesto |
|---|---|---|
| Lite | 14 € | 168 € |
| Growth | 39 € | 468 € |
| Premium | 59 € | 708 € |
| Ultimate | 79 € | 948 € |
Importes consultados el 16 de octubre de 2026, sin IVA y sin complementos. La modalidad mensual tiene su propia tarifa. Pipedrive anuncia una prueba de 14 días sin tarjeta de crédito.
Para elegir entre niveles, hay una diferencia útil: según su tabla oficial de funciones, la sincronización del correo y las automatizaciones están disponibles desde Growth; los campos obligatorios y varias opciones avanzadas de permisos aparecen desde Premium. Si necesitas esas funciones, compara el precio del nivel que las incluye. La suscripción más barata no sirve como referencia para un trabajo que exige otra edición.
Calcula el coste del equipo completo
Haz la cuenta para todas las personas que van a trabajar en el CRM. Como ejemplo de cálculo, cinco puestos de Pipedrive Growth a la tarifa anual anterior suman 2.340 € al año antes de IVA y extras. Es una estimación aritmética de licencias, no un presupuesto de implantación.
En HubSpot, revisa también qué acceso necesita cada persona. Su documentación sobre licencias distingue entre acceso de solo lectura, licencias principales y otras especializadas. Ver un informe no equivale a editar contactos o utilizar todas las herramientas comerciales. La asignación de licencias puede afectar a la factura.
Solicita un presupuesto con las mismas condiciones para ambos: número de usuarios, funciones, duración, impuestos y ayuda de puesta en marcha. Pide por escrito qué sucede al terminar una promoción y cuánto costará añadir dos personas más. Así podrás comparar un gasto completo con otro gasto completo.
Cinco comprobaciones antes de contratar
Correo y calendario. Prueba con la cuenta que utilizas en el negocio. Comprueba qué mensajes se registran, quién puede verlos y si las reuniones aparecen como esperas. Que exista una integración no garantiza que resuelva tu forma de trabajar.
Automatizaciones. Describe una tarea concreta, como crear un recordatorio cuando se envía un presupuesto. Pide que te enseñen ese caso en el plan elegido y revisa sus límites antes de pagar.
Salida de los datos. Solicita una muestra de exportación. Revisa qué ocurre con contactos, oportunidades, notas, actividades y archivos. Poder descargar una lista de clientes no demuestra que puedas trasladar todo el historial.
Accesos del equipo. Comprueba si puedes limitar la información que ve cada persona. Utiliza datos ficticios o anonimizados para estas pruebas y evita cargar toda tu base antes de revisar las condiciones del servicio.
Implantación y soporte. Aclara quién limpiará los datos, configurará las etapas y enseñará al equipo. Una licencia y un servicio de implantación son conceptos distintos; pregunta qué incluye cada presupuesto.
Cómo hacer una prueba que ayude a decidir
Prepara diez oportunidades ficticias y tres etapas sencillas: contacto inicial, presupuesto enviado y decisión pendiente. Asigna un responsable y una próxima acción a cada oportunidad. Después simula una llamada, una reunión, un cambio de importe y una venta perdida. Este ejercicio propuesto permite comparar el mismo trabajo sin depender de una demostración comercial genérica.
Pide a quienes lo usarán que repitan el ejercicio sin ayuda. Anota dónde necesitan instrucciones y qué información cuesta localizar. Antes de comprometer un pago anual, comprueba que una persona pueda entender qué ocurre con un cliente sin consultar varios correos y hojas de cálculo.
Qué opción encaja mejor según tu negocio
Si estás empezando y encajas en sus límites, probar primero el CRM gratuito de HubSpot puede ayudarte a definir lo que realmente necesitas. Si tu problema principal es coordinar presupuestos y seguimientos entre varios comerciales, compara los planes de Pipedrive que cubran esas tareas.
Si además necesitas reunir ventas, marketing y atención al cliente, revisa el conjunto de servicios y ediciones de HubSpot, no únicamente el precio de entrada de Sales Hub. Y si ninguna opción supera tu prueba de trabajo, sigue comparando. La elección útil es la que el equipo puede mantener al día y cuyo coste completo puedes asumir.
