Preparar varias cartas cambiando a mano el nombre, la localidad y el curso es una tarea propensa a despistes. La combinación de correspondencia permite separar el texto común de los datos que cambian. Para aprenderla, basta con tres registros ficticios y una carta breve.
El objetivo de este ejercicio es obtener un documento con tres cartas revisadas, sin enviar correos ni usar información de clientes. Es una habilidad concreta para tareas administrativas y de formación, no una promesa de empleo o ingresos. Los pasos se han contrastado con Microsoft el 11 de noviembre de 2026.
Una habilidad presente en formación actual en España
La Semana de la Ciencia y la Innovación de Madrid incluye un taller sobre combinación de correspondencia los dÃas 16, 17, 23 y 24 de noviembre de 2026. Se celebra presencialmente en Salesianos Ciudad de los Muchachos, en la calle Santa Marta, 15, e incluye público general entre sus destinatarios.
La ficha exige reserva. Los lunes anuncia horario de 16:30 a 18:30 y los martes de 11:00 a 13:00. Como muestra tanto una indicación de plazas disponibles como otra de dÃas con aforo completo, confirma directamente la sesión antes de desplazarte. Esta actividad es una señal verificable de interés formativo, no una estadÃstica de demanda laboral.
Qué necesitas para el ejercicio
Utiliza Word de escritorio y Excel. La documentación de campos de Microsoft se aplica, entre otras, a Word para Microsoft 365, Word 2024 y Word 2021. Comprueba qué versión tienes antes de buscar los menús.
La descripción general de la función distingue cartas, mensajes de correo, etiquetas y directorios. Aquà elegirás cartas. No selecciones el envÃo de correo como forma de terminar la práctica.
Crea una carpeta de ejercicio en una ubicación autorizada. Guarda dentro el Excel de origen, la plantilla de Word y el resultado final con nombres diferentes. Mantener esos tres elementos separados permite corregir una fila sin confundirla con la carta ya generada.
1. Prepara tres filas ficticias en Excel
En la primera hoja, escribe los encabezados Nombre, Localidad y Curso. Debajo añade estos registros de ejemplo. No corresponden a personas inscritas ni a una convocatoria real.
| Nombre | Localidad | Curso |
|---|---|---|
| Ana | Madrid | Hojas de cálculo |
| Bruno | Sevilla | Documentos digitales |
| Clara | Valencia | Organización de archivos |
La guÃa de Microsoft para usar Excel como origen recomienda encabezados que identifiquen los campos, datos en la primera hoja y cambios guardados antes de conectar Word. Para esta prueba, conserva el archivo localmente en la carpeta elegida.
No añadas una fila de totales ni tÃtulos decorativos encima de los encabezados. Tampoco combines celdas para que la tabla parezca más bonita. En este ejercicio importa que cada fila represente un registro y cada columna tenga un significado inequÃvoco.
Los códigos postales, fechas e importes requieren revisar su formato cuando los incorpores a un trabajo real. Empezar con tres columnas de texto permite practicar la conexión sin mezclar ese aprendizaje con problemas de formato numérico.
2. Conecta la carta con la lista
Abre un documento de Word y entra en Correspondencia, Iniciar combinación de correspondencia, Cartas. En Seleccionar destinatarios, elige Usar una lista existente y selecciona el Excel del ejercicio. Escoge la hoja que contiene los tres registros.
Comprueba la lista de destinatarios antes de seguir. Deben aparecer Ana, Bruno y Clara, no una hoja vacÃa ni una tabla de otro archivo. Si los nombres de los campos no coinciden con los encabezados, vuelve al origen y revisa la selección.
Este recorrido forma parte del procedimiento de personalización de cartas de Microsoft. Guardar la plantilla conserva la relación con la lista; no convierte el Excel en un elemento que puedas eliminar sin consecuencias para usos posteriores.
3. Inserta campos, no nombres escritos a mano
Escribe una carta de prueba con esta estructura: «Hola, [Nombre]. Este documento de práctica corresponde al curso [Curso] en [Localidad]. Revisa los datos antes de preparar la versión definitiva». Los corchetes indican aquà dónde irá cada campo; no son una instrucción para teclear los nombres literalmente.
Coloca el cursor en cada posición y utiliza Correspondencia, Insertar campo de combinación. Elige Nombre, Curso o Localidad según corresponda. Word toma esos campos de los encabezados del origen conectado.
Si el comando aparece atenuado, comprueba que has seleccionado una lista de destinatarios. No arregles el problema copiando el nombre de la primera fila: asà obtendrÃas un documento visualmente correcto, pero sin la personalización que estás practicando.
4. Revisa los tres resultados antes de generar
Activa Vista previa de resultados y recorre los registros con los controles anterior y siguiente. Para Ana deben aparecer Madrid y Hojas de cálculo; para Bruno, Sevilla y Documentos digitales; para Clara, Valencia y Organización de archivos.
Comprueba también espacios, comas y saltos de lÃnea. Un campo correcto puede quedar pegado a la palabra siguiente si olvidaste un espacio en la plantilla. No soluciones cada carta por separado mientras el error siga en el texto común.
Después utiliza Finalizar y combinar, Editar documentos individuales. Selecciona todos los registros para obtener el documento resultante y guárdalo con otro nombre. Revisa que contiene las tres cartas y que no has excluido accidentalmente a nadie en la lista.
Qué demostrarÃa que has aprendido la tarea
Haz una segunda práctica cambiando solo el curso de Bruno en el origen y generando otra copia. Comprueba que entiendes qué archivo contiene los datos, cuál define el texto y cuál es una salida ya creada. No sobrescribas la primera entrega mientras comparas.
Para mostrar esta habilidad en un ejercicio profesional, conserva únicamente datos ficticios y explica cómo verificaste la correspondencia entre filas y cartas. Un resultado revisable dice más que afirmar que dominas todas las funciones de Word.
Guarda desde el principio. Si pierdes cambios por un cierre inesperado, nuestra guÃa de recuperación de documentos de Word explica qué copias revisar sin sobrescribir lo que todavÃa conservas.
Portada generada con IA: sobres sin datos personales. Ilustra la preparación de cartas y no corresponde al taller mencionado.
